大人の整理術 メモを取る時のひと工夫で、後に活かせる情報にする方法

メモパッド

人類の文明がここまで発達してきたのは「文字」が発明され、思いや考えが記録できるようになったからではないでしょうか?我々も、自分を磨き発展させていくためには、日々の記録が欠かせません。そのための、思考ツールが「メモ」です。

しかし、日頃思いついたことや勉強したことをメモやノートに残していても
  何がどこに書いてあるか分からない
  あるテーマに関する情報だけ横断的にまとめたいが非常に時間がかかる
  メモ帳を見返したら、同じようなメモが何回も書いてある

こんな経験をしたことがあるなら今日の記事が役立つかもしれません。具体的な方法も合わせてどんな工夫ができるか見ていきます。

-目次-

 icon-book なぜ、私のメモは書きっ放しになるのか?
  タグ付けという工夫でメモが活きてくる
  タグ付け実践 デジタルツールの場合
  タグ付け実践方法 紙ノートの場合
  タグ付けにこだわりすぎてはいけない理由
  今日のメモから始めよう
  おわりに

なぜ、私のメモは書きっ放しになるのか?

せっかく書きためたメモが後で活かせないのは、細切れの情報が延々と続いている場合です。
これは目印の無い白地図のようなものです。近くのコンビニを歩いて探して地図に書き込んでいくのは相当な時間と労力が必要です。

ようやく近隣コンビニの一覧が出来たところで、次はガソリンスタンドの一覧も必要だ、となったらどうでしょうか?結果は明白で、たった2種類のリストを作ることを考えただけでもやる気が失せてしまいます。

メモが後から使えない紙の束や、単なる文字の集まりになってしまうのは、必要な情報を素早く取り出すための工夫がないからです。

タグ付けという工夫でメモが活きてくる

その工夫が「タグ付け」です。

メモを取ったとき、そのメモが後で活きた情報資産としていつでも呼び出せるように、一手間かけて目印を付けていくのがタグ付けです。
情報は縦に、横に、串刺しにして抽出できてこそ、使えるようになります。ちょっとしたメモでも、積み重なれば質のある情報源に育っていきます。

タグ付けとは何か?

 タグ付を日本語で言うと、札をつけて分類する作業のことです。

これはブログを書いている人なら当たり前かもしれません。ブログ記事でタグ付をするのは、読者の利便性や、SEO対策などが目的かと思います。しかし今回は、ブログ以外でも、自分のためにタグ付を日々活用していこうという趣旨で進めていきます。

タグ付のメリットは、書きためたメモから、タグがついているものだけを抜き出せることです。特にデジタルツールなら、検索機能を使って膨大なデータの中から該当する箇所を瞬時に見つけ出すことができます。

紙のメモの場合でも工夫の仕方があるので大丈夫です。

メモ、ノートにタグ付をしないとどうなるか?

必要な情報を探すのに膨大な時間がかかります。

メモは、「後で見る」ために取ることが多いはずです。しかし、後で見返したときに問題になるのは、何が何処に書いてあるか見つけるのに苦労するということです。

特に、新しいノートや新しいTODO管理アプリを使い始めたばかりの時は良いですが、情報が蓄積されるに従って使い物にならなくなっていきます。

タグ付けはこれを防ぎ、後で横断的に情報を抽出しやすくするためのものです。ツは、メモを取ったらできる限り、その都度タグ付けをしていくことにあります。

古いメモにタグ付けしてみると分かりますが、まず何のメモか思い出したり考えたりする時間がかかる上に、小刻みに意識を切り替えるために無駄な時間がかかります。

記憶がフレッシュなうちにタグ付けをし、目印を付けておくことで、無駄な時間の節約にも繋がります。

タグ付け実践 デジタルツールの場合

 タグの付け方は #todo のように、シャープ記号に続いて自分で決めた分類カテゴリを書く方法が一般的です。

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メモに使っているソフトやアプリによっては、その部分がクリックできるようになっていて、クリックするとタグがついている項目を一覧にして出してくれるものもあります。

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そういった機能が無い場合は、自分の付けたタグを「検索機能」を用いて順次拾っていくことになります。おすすめツールは上記の画像でも使っているWorkFlowyです。

余談

シャープのような記号を前に付けるのは、検索する際になるべくタグだけを抽出して、その他の一般的な単語などが結果の一覧にまぎれないようにするためです。そのため、記号は何でも構いませんがシャープ記号を採用する人やソフトが多いようです。

なお厳密には#の記号は音楽記号のシャープではなくパウンド、ナンバーサイン、あるいはハッシュという記号ですが、この記事では特に区別しないことにします。

タグ付け実践方法 紙ノートの場合

 紙のメモを使ってタグ付けをする場合、少しやり方が変わります。私の場合は以下の3ステップでタグ付けしています。

ステップ1 ページ番号をつける

まず、紙ノートの各ページにページ番号を付けます

ステップ2 そのメモはページ内のどこにあるか?

メモを書いたら、ページ内の位置が分かるようにマークします。メモの後ろに付ける位置番号、記号は何でも構いません。数字ならページ毎にカウントをリセットし、新しいページになったらまた1から始めます。

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ステップ3 タグ一覧にまとめる

ノートの先頭などにタグ一覧を書くページを数ページ確保し、どのページのどこにお目当ての情報があるか、記録します。紙ノートの場合、分類別の目次を作って行くというイメージが近いかもしれません。

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このように、紙のノートでも、ちょっとした工夫で後から使いやすくなります。

タグ付けにこだわりすぎてはいけない理由

メモをとるときに一番大事な事は、今頭に浮かんだこと、聞いていることなど、流れる情報を記録することです。

ぱっと出たアイデアを書き留めて終わりならいいですが、アイデアがどんどん出てくる時、時間がないとき等はタグ付分類のことなど考えず、どんどんメモを書いていくことをお勧めします。

タグ付けの分類を考えていると、そこに時間と意識を奪われてアイデアの流れがせき止められてしまいます。人間の脳は、マルチタスク用に設計されていないため、やはり最高のパフォーマンスを出せるのは、今一番大事な一つのことにフォーカスしている時です。

タグ付は、別にその場でできなくても、1日の終わりに未分類メモに対してまとめやるのもいいと思います。

今日のメモから始めよう

タグ付習慣にしていくには、まず、どこまでもハードルを下げて始めることをお勧めします。今日書いたメモがあれば、それだけタグ付をして終わりにして下さい。習慣付をするには、物足りないくらいのレベルで始めるのが丁度いいです。

逆に、今まで取ったノートをまとめ直そうと躍起になって時間を使うのはお勧めできません。やってみると分かりますが、たった数冊のノートにタグ付をして分類するだけで何日もかかってしまいます。

いきなり大変な作業からスタートすると、嫌になって習慣どころか、年に一回の大掃除のような扱いになってしまう可能性が高いです。

さらに情報にも鮮度があるので、昔に書いたアイデアや、気になったことのメモなどは、時間が経つと意味を失っている場合があります。それよりも、今とこれからのために時間を使って行く方が生産的です。

おわりに

 今回は、デジタルでもアナログでも、タグ付けをすることでメモが活きてくるという内容でした。

メモを取るときにタグ付けという一手間をかけることで、せっかくとったメモが後で情報資産に育ってくれます

是非、今日から試してみて下さい!

編集後記

但し、情報整理の世界は奥が深いです。タグ付けは本当に役立つ習慣ですが、

 icon-angle-double-right パソコンで取ったメモ
  携帯で取ったメモ
  紙ノートにとったメモ

と情報は日を追う毎に分散して行ってしまいます。

いずれは、どこかに情報を一元化する必要も出てくるでしょう。そんなことも、また別の機会に考えてみたいと思います。

ではまた!


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